Письма, как вид общения на расстоянии, прочно вошли в нашу жизнь много веков назад. Даже появление Интернета не уничтожило их, а всего-то изменило формат: из бумажных они превратились в электронные. На нашу беду все эти годы сформировали определнную структуру, которой вы обязаны следовать, если не хотите прослыть невежей и невеждой одновременно. Но не волнуйтесь, мы расскажем, как начать и как закончить послание грамотно.
Оформление письма на английском языке не сравнится по сложности с заковыристыми грамматическими правилами, нелогичной фонетикой или обескураживающей многозначностью слов. Не важно, завязываете ли вы переписку с англоговорящим приятелем, готовитесь ли к школьным или международным экзаменам — требования к вам те же. Хотя здесь и не обошлось без некоторых сложностей, которые вам придется заучить раз и навсегда.
Запомните, что англичане — народ логичный, и все их письма всегда имеют четкое разделение на смысловые части. Оформление и написание ваших посланий зависит от того, являются ли они формальными или нет. Мы подробно рассмотрим оба варианта, а также приведем примеры писем на английском, чтобы максимально облегчить вам задачу.
Структура письма на английском
1. Имя отправителя. Располагается на листе справа вверху:
Amanda J Simpson
2. Адрес отправителя, то есть ваш. Он идет сразу под именем и строится по схеме: 1 строка — улица, дом, квартира, 2 строка — город, почтовый индекс, 3 строка — страна, район, штат. Например:
- В американских адресах пишите все заглавными буквами:
15 GREEN STR., APT 3,
SUMMERVILLE
NC 28345
USA
- В английских адресах такого подхода требует только город:
8 Wood Street,
SWINDON,
Wiltshire SN1 4AB,
United Kingdom
3. Дата. Она имеет вид «число, месяц, год» для британцев (27 декабря 1990 — 27.12.1990) и «месяц, число, год» ( 27 декабря 1990 — 12.27.1990 ) для американцев. В остальном все достаточно просто, поскольку следует она сразу за адресом отправителя. Вот наиболее растпространенные формы записи:
March 1, 2012
March 1st, 2012
1st March, 2012
1 March, 2012
4. Адрес получателя пойдет с новой строки. По сути он совпадает с пунктом 1. Обратите внимание, что если вы пишете в организацию, то ее название, а также интересующий вас отдел будут предшествовать остальной информации:
Customer Support Department,
British Flora,
8 Windmill Lane,
INKBERROW,
Worcestershire, WR7 4HG
United Kingdom
5. Обращение к получателю. Снова новая строка и большая буква, а после него ставьте запятую. Используйте следующие варианты: dear (name), my dearest (name) или же просто имя того, кому вы пишете. К примеру,
Dear Ann,
My dearest sister,
Jerry,
Если же имя и фамилия адресата неизвестны, например, вы пишете жалобу или запрос, то вам понадобятся совершенно другие варианты. Все они, разумеется, характерны для деловых писем. У кого бы вы ни поинтересовались, как писать письмо на английском, он скажет вам, что форма обращения чрезвычайно важна. Скажи вы что-то не в общепринятом стиле, и ваше письмо окажется в мусорной корзине.
Dear sirs — Уважаемые господа,
Dear sir/madam — Уважаемые дамы и господа,
To whom it may concern — К сведению заинтересованных лиц, просим передать по принадлежности.
6. Основная часть пишется с новой строки и большой буквы. Она включает вводную фразу, текст письма, а в официальной переписке еще и завершающую фразу (об этом мы поговорим отдельно). Следует начать с благодарности за полученное вами послание, после чего излагайте собственно то, ради чего вы и взяли бумагу и ручку.
Thank you so much for your letter. I was very happy to hear from you so soon. — Большое спасибо за твое письмо. Я была просто счастлива так скоро получить от тебя весточку.
7. Вежливое завершение, без которого нельзя обойтись. Располагается с новой строки, требует заглавной буквы и запятой после себя. Вы можете написать I have to go — Мне пора идти и выбрать что-то из самых распространенных вариантов:
Best wishes — С наилучшими пожеланиями
Take care — Берегите себя
Sincerely (yours) — Искренне ваш
Faithfully (yours) — С уважением
Respectfully (yours) — С уважением
Kisses — Целую
xoxo — Целую и обнимаю
Разумеется, мы подробно расскажем о том, как написать все стилистически правильно и что из этого обилия фраз нужно употреблять в деловых письмах, а что в переписке с друзьями.
8. Подпись отправителя — это ваше имя. Справитесь сами?
Jessy Moor
9. Постскриптум, если вы хотите что-то дописать. Обычно он вводится при помощи букв P.S. и подчеркивает важность сведений, которые вы в нем пишете:
P.S. Tell Sue I love her. — P.S. Скажи Сью, что я ее люблю.
Вам повезло, что правила написания письма на английском универсальны — используйте их, когда захотите пообщаться с людьми из Англии, Америки, Канады, Австралии — все вас поймут, и все ждут от вас приблизительно одного и того же. Помимо всего этого вам так же понадобится терпение: написанное необходимо проверить, поскольку лексические и грамматические ошибки не зависят от структуры и склонны появляться самостоятельно.
Итак, чтобы знать, как писать письма на английском языке, надо практиковаться. Частое повторение сделает вас гуру, и уже никого нельзя будет случайно обидеть «не той» фразой. Мы рекомендуем ознакомиться с примером письма на английском, чтобы соединить все пункты воедино и увидеть итоговый результат. Более того, вам придется копнуть поглубже в области деловых и неофициальных писем, чтобы не проколоться в мелочах.
Как и русский язык, английский включает в себя разные стили написания писем. Если вы читаете эту статью, то осознаёте, насколько важным является умение писать деловые письма. Этот навык может пригодиться практически в любой профессии, ведь сейчас многие работают с иностранными компаниями. Поэтому просто необходимо знать правила написания писем в формальном стиле. И кстати не только в английском – в русском это тоже очень ценно.
Если вы сомневаетесь, что не справитесь с этой задачей, или вам хочется, чтобы ваше письмо проверил профессионал, тогда стоит прийти в нашу школу на бесплатное занятие. Наши учителя с радостью помогут вам научиться грамотно писать не только деловые письма! Переходите по ссылке, чтобы записаться на урок.
Структура делового письма на английском
Существуют разные виды формальных писем. Вот некоторые из возможных вариантов:
Конечно, у каждого письма есть своя структура. Её необходимо знать – так вы покажете получателю, что являетесь грамотным человеком. Плюс не придётся каждый раз задумываться о том, каким будет начало и конец. В разных источниках структура может слегка отличаться, но оформление базы всегда остаётся общим.
Ключевые моменты:
- Адрес отправителя
Начинать формальное письмо (да и неформальное тоже) нужно с адреса отправителя, которое пишется в правом верхнем углу, но если вы напишите его слева, то это не будет катастрофой. Сначала указывается номер дома, затем название улицы, и через запятую номер квартиры. На новой строчке упоминается город и почтовый индекс. Следующая строчка – страна.
78 Staroselskaya Street, 54
Moscow, 139293
Russia - Дата
Дата может писаться разными способами:
11 January, 2021
January 11th, 2021
January 11, 2021
11th January, 2021Чтобы не усложнять, запомните один вариант написания и используйте его каждый раз.
- Адрес получателя
Пишется также как и адрес отправителя, только уже ниже и с левой стороны.
34 Oxford Street, 12
London 12893
England - Обращение
Обращения бывают разными, но проще всего начать со слова Dear (уважаемый):
Dear Sir/Madam – Уважаемый сэр / мадам
Dear Mrs. Brown – Уважаемый мистер Браун
Dear Ms/Mrs Brown – Уважаемая мисс / миссис Браун
Dear Customer – Уважаемый покупатель
Dear Colleague – Уважаемый коллега Dear Editor – Уважаемый редакторЭто была шапка, которая является началом каждого письма.
- Вступление
Здесь мы указываем, по какой причине беспокоим получателя (приём на работу, жалоба, предложение и т.д.).
Обычно вступление начинается с фразы: I am writing (я пишу). Но об этом мы поговорим чуть позже.
- Основная часть
Чаще всего основная часть разбита на несколько абзацев, но не всегда. Для начала мы расписываем детали ситуации. Например, если это жалоба – что именно не понравилось в оказанной услуге / сервисе. Помимо фактов можно задать вопросы: можно ли вернуть деньги за оказанную услугу и т.д.
В новом абзаце можно внести свои предложения (по улучшению сервиса) и пожелания. Если это письмо с предложением работы, как раз в этой части будет говориться о том, что нужно сделать для дальнейшего сотрудничества.
Последний абзац основной части содержит завершающее предложение типа: если у Вас остались вопросы / Я бы очень хотел / Очень жду Вашего ответа.
- Заключение
Заключаем письмо вежливой фразой:
Yours sincerely, – если вам знаком человек, которому вы пишите. И Yours faithfully, – если человек незнакомый.
?
После запятой с новой строчки нужно подписать письмо:
Maggie Simpson.
Клише для написания делового письма дать список полезных фраз с переводом
Поговорим подробнее о фразах, которые мы можем использовать в разных частях письма. Не забудьте сохранить эту таблицу себе — она очень пригодится, когда вы будете набивать руку в написании писем.
Обратите внимание, что в официальных письмах мы не используем сокращений типа: can’t, don’t и т.д. Все слова пишутся полностью.
Кстати, подборки необходимых выражений есть не только в этой статье. Почитайте подборку фраз для туристов. С ней вы сможете выжить в другой стране, найти нужное место, разобраться в магазине или аптеке, попросить помощи, если заблудились. Переходите по ссылке 100-fraz-na-anglijskom-dlja-puteshestvij
Образцы деловых писем на английском
Как вы уже заметили, вариантов деловых писем существует достаточно много. Шаблоны некоторых из них мы сейчас рассмотрим:
- Письмо-жалоба
- Письмо-запрос
- Благодарственное письмо
- Письмо-извинение
Готовы? Ух, что сейчас будет!
Письмо-жалоба на английском
Первое письмо – это жалоба. Допустим, вам не понравился отель, в котором вы решили остановиться во время отпуска. Вы читали рекламное объявление, прежде чем поехать туда, но по факту место оказалось намного хуже заявленного. В таком случае актуальной будет просьба вернуть часть денег. Но, конечно, необходимо упомянуть причины, по которым вы хотите оформить возврат.
Dear Sir,
I am writing to complain about the hotel where I was supposed to stay from 18th May till 25th May. I believe the description of this place was totally inaccurate.
To start with, the room was not commodious. I barely had any space for my belongings. Also, the distance to the city centre was 3 times farther than you mentioned.
Secondly, there was an awful view to the old wrecked house instead of the “stunning view” you promised. Also, there were not any of mentioned dishes at breakfast. Every day I had to eat cereals, but in the advertisement I saw the pictures of delicious dishes with sausages and meat.
Thirdly, I had no soap, shampoo or even towels in the bathroom. The receptionist told me the clean lady had just forgotten to put these things. Moreover, in two days there was no hot water. It was quite irritating. I wanted to spend my holiday with pleasure, not with lack of proper breakfast, water and personal hygiene items. After three days I did not want to stay any longer and returned home.
As you can imagine, I am extremely upset. It would be great to get a partial refund to an apology for the annoyance and discomfort. Your early reply will be appreciated.
Yours faithfully,
Sue Jim Pelton.
Перевод:
Уважаемый господин,
Я пишу с жалобой на отель, в котором я должен был остановиться с 18 по 25 мая. Я считаю, что описание этого места было совершенно неточным.
Начнем с того, что номер не был просторным. Там почти не было места для моих вещей. Кроме того, расстояние до центра города было в 3 раза дальше, чем вы упомянули.
Во-вторых, вместо “потрясающего вида” из окна, который Вы обещали, был ужасный вид на старый разрушенный дом. Кроме того, за завтраком не было ни одного из упомянутых блюд. Каждый день мне приходилось есть хлопья, но в Вашем рекламном объявлении я видел картинки вкусных блюд с колбасой и мясом.
В-третьих, у меня не было ни мыла, ни шампуня, ни даже полотенец в ванной. Администратор на респешн сказала мне, что уборщица просто забыла положить эти вещи. Более того, в течение двух дней не было горячей воды. Это было довольно раздражающе. Я хотел провести свой отпуск с удовольствием, а не с отсутствием качественного завтрака, воды и предметов личной гигиены. Через три дня я не захотел больше оставаться и вернулся домой.
Как Вы можете себе представить, я очень расстроен. Было бы здорово получить частичный возврат денег в качестве извинения за раздражение и дискомфорт. Ваш ранний ответ будет оценен по достоинству.
Искренне Ваш,
Сью Джим Пелтон.
Письмо-запрос на английском
Допустим, у вас свой бизнес, от которого вы решили отдохнуть, ну или боссу нужно, чтобы вы арендовали машину для его отпуска в Шотландии. Используйте готовое письмо формального характера в качестве образца.
Dear Sir or Madam,
I would like to rent a car in your town from 14 September till 24 September.
I need quite a big car for a family of 4 people. We would like to visit some nearby towns, so it would be great if we could use the car there too. I am ready to spend at around £195.
Could you please send me the pictures of the cars and prices? Is the mentioned time available? Could I take the car at the airport?
I am looking forward to you reply.
Yours faithfully,
James Li
Перевод:
Уважаемый сэр или мадам,
Я хотел бы арендовать автомобиль в вашем городе с 14 по 24 сентября.
Мне нужна довольно большая машина для семьи из 4 человек. Мы хотели бы посетить несколько близлежащих городов, так что было бы здорово, если бы мы могли воспользоваться машиной и там. Я готов потратить около 195 фунтов.
Не могли бы вы прислать мне фотографии автомобилей и цены? Доступно ли упомянутое время? Могу я взять машину в аэропорту?
C нетерпением жду Вашего ответа.
С уважением,
Джеймс Ли
Благодарственное письмо на английском
Благодарственное письмо – это самое приятное письмо, которое можно получить от кого бы то ни было. Согласны? Выразите благодарность директору компании-партнёра за успешное сотрудничество!
Dear James Craft,
I am writing to thank you for sending the samples of required goods. We would like to order all of the goods in the amount of 5 pieces each. We will appreciate early delivery.
We look forward to a successful working relationship in the future.
Yours faithfully,
The manager of Viva Cosmetics Company.
Перевод:
Дорогой Джеймс Крафт,
Я пишу, чтобы поблагодарить Вас за отправку образцов запрошенных товаров. Мы хотели бы заказать все товары по 5 штук. Мы будем благодарны за быструю доставку.
Надеемся на успешное сотрудничество в будущем.
С уважением,
Менеджер косметической компании Viva.
Письмо-извинение на английском
Вы – хороший исполнитель, но по какой-то причине не отправили заказ клиенту в указанный срок? Выгодное предложение может помочь снова расположить к себе обиженного заказчика.
Dear Mr Burlington,
Please accept our sincerest apologies for not sending your order in time. We would like to correct the mistake and give you 70% discount on the next order.
We hope you will accept our apologies.
Yours faithfully,
Linsa International Inc.
Перевод:
Уважаемый мистер Берлингтон,
Примите наши искренние извинения за то, что не отправили Ваш заказ вовремя. Мы хотели бы исправить ошибку и предложить Вам скидку 70% на следующий заказ.
Мы надеемся, что Вы примете наши извинения.
С уважением, Linsa International Inc.
Примеры ответа на деловое письмо на английском
Надеемся, у вас получилось разобраться с тем, как составляются формальные письма. Но как правильно отвечать на них? Мы поможем вам составить письма-ответы.
Первый пример связан с ответом на заказ товаров у фирмы.
Dear Sir / Madam,
I am writing with reference to your letter about our sample goods. Thank you for your confidence to our company. We will send you our products as soon as possible. Would you prefer to pay in cash or by a credit card? What day and time is available for you to take the order from a courier?
Yours faithfully,
The manager of Elsa Company.
Перевод:
Уважаемый Сэр / мадам,
Я пишу, ссылаясь на Ваше письмо о наших образцах товаров. Спасибо Вам за доверие к нашей компании. Мы вышлем Вам продукты как можно скорее. Вы предпочитаете платить наличными или кредитной картой? В какой день и в какое время Вы можете принять заказ у курьера?
С уважением,
Менеджер компании Elsa.
Как видите, в ответном письме также можно (и даже нужно!) задавать вопросы менеджеру, если что-то осталось не понятным для вас.
А вот ответ на приглашение на конференцию:
Dear Mr Phillips,
I am honored to be invited to the conference on Ancient Egypt to be held 4th-6th December in London. I found the brochure will all the details, thank you! I have just one question: could anyone meet me at the airport?
I am looking forward to visiting London!
Very truly yours,
Magda Benfey,
Chairperson.
Перевод:
Дорогой мистер Филлипс,
Для меня большая честь быть приглашенной на конференцию по Древнему Египту, которая состоится 4-6 декабря в Лондоне. Я нашла брошюру со всеми подробностями, спасибо! У меня только один вопрос: может ли кто-нибудь встретить меня в аэропорту?
Я с нетерпением жду приезда в Лондон!
Искренне ваша,
Магда Бенфей,
Председатель.
Составление грамотных писем – вещь не простая. Как думаете, сколько писем нужно написать, чтобы стать уверенным в себе и больше никогда не бояться этого делать? По опыту учителей нашей школы можем сказать, что много… Да и без наставника сложно. Нужен тот, кто сможет проверить и объяснить, почему так, а не иначе. Записывайтесь к нам на занятие, если пока не решились – мы вас не укусим! Зато вы уже после первого (и, заметьте, бесплатного!) занятия у вас будут ценные знания! После усвоения такого навыка вашему начальнику не останется ничего другого, кроме как дать вам повышение! Что ж, ставьте уведомление о первом уроке и до встречи в Zoom!